oleh Andy Rustam
Bagaimanapun pandainya seorang manajer dengan segudang gelar akademis yang disandangnya, tetap saja akan sulit mencapai kesuksesan dalam pekerjaan, apabila ia tidak mampu berkomunikasi dengan baik kepada anggota tim kerja-nya. Saya sendiri pernah lama sekali menjadi anak buah, sebelum akhirnya terus meningkat mencapai jenjang kedudukan dan jabatan tertinggi dengan tanggung-jawab yang besar. Oleh karena itu saya bisa memahami bagaimana menjadi anak buah dan bagaimana menjadi manajer. Kesimpulan saya, masalah-masalah yang terjadi dalam hubungan kerja, baik hubungan vertikal maupun horizontal umumnya karena tidak adanya rasa saling memahami posisi / situasi / kondisi masing-masing. Ini pun menjadi lebih buruk karena komunikasi tidak berjalan baik.
Memahami Bawahan
Memahami orang lain selalu sulit. Tetapi akan lebih mudah apabila kita (sebagai atasan) pernah berada dalam posisi-nya (bawahan kita). Belakangan ini banyak juga atasan yang tidak pernah menjadi bawahan. Mungkin karena dia itu anak yang punya perusahaan, atau saudara dari pejabat di wilayah dimana perusahaan itu berada dlsb. Nah, atasan-atasan yang di-drop dari atas begini yang biasanya ”menyebalkan” bagi bawahan. Tambah parah lagi kalau mereka jarang atau sulit berkomunikasi juga.
Secara detail tentu tidak akan cukup untuk dibicarakan disini, tetapi secara umum inilah sebenarnya yang sering kurang dipahami atasan terhadap bawahannya, padahal hal ini justru menjadi perhatian utama bagi mereka, yaitu: ”Semua bawahan ingin kejelasan akan segala hal terkait pekerjaannya, status kepegawaiannya, sasaran-sasaran kerja dan cara penilaian prestasi kerja, serta masa depannya.” Manajer yang baik harus selalu mampu mengkomunikasikan dengan baik semua yang terkait hal ini kepada seluruh tim kerjanya.
Memahami Manajer
Sebahagian besar bawahan tidak atau sulit memahami atasannya. Hal ini lumrah saja bagi bawahan yang belum pernah menjadi atasan. (Manajer yang baik harus paham akan hal ini !). Bawahan umumnya juga tidak mengetahui tanggung-jawab dari seorang manajer, sasaran-sasaran kerjanya, prioritas-prioritasnya, sehingga seringkali cuma menduga-duga, akhirnya di-salah-tafsirkan oleh anak buahnya. Oleh karena itu sebetulnya peran komunikasi menjadi sangat penting untuk menghindari konflik akibat salah persepsi. Selain mengkomunikasikan hal-hal yang terkait dengan bawahannya, seorang manajer juga harus mampu mengkomunikasikan hal-hal yang terkait dengan diri dan tanggung-jawabnya dalam pekerjaan.
Komunikasi Efektif Seorang Manajer
Bagaimanapun pandainya seorang manajer dengan segudang gelar akademis yang disandangnya, tetap saja akan sulit mencapai kesuksesan dalam pekerjaan, apabila ia tidak mampu berkomunikasi dengan baik kepada anggota tim kerja-nya. Saya sendiri pernah lama sekali menjadi anak buah, sebelum akhirnya terus meningkat mencapai jenjang kedudukan dan jabatan tertinggi dengan tanggung-jawab yang besar. Oleh karena itu saya bisa memahami bagaimana menjadi anak buah dan bagaimana menjadi manajer. Kesimpulan saya, masalah-masalah yang terjadi dalam hubungan kerja, baik hubungan vertikal maupun horizontal umumnya karena tidak adanya rasa saling memahami posisi / situasi / kondisi masing-masing. Ini pun menjadi lebih buruk karena komunikasi tidak berjalan baik.
Memahami Bawahan
Memahami orang lain selalu sulit. Tetapi akan lebih mudah apabila kita (sebagai atasan) pernah berada dalam posisi-nya (bawahan kita). Belakangan ini banyak juga atasan yang tidak pernah menjadi bawahan. Mungkin karena dia itu anak yang punya perusahaan, atau saudara dari pejabat di wilayah dimana perusahaan itu berada dlsb. Nah, atasan-atasan yang di-drop dari atas begini yang biasanya ”menyebalkan” bagi bawahan. Tambah parah lagi kalau mereka jarang atau sulit berkomunikasi juga.
Secara detail tentu tidak akan cukup untuk dibicarakan disini, tetapi secara umum inilah sebenarnya yang sering kurang dipahami atasan terhadap bawahannya, padahal hal ini justru menjadi perhatian utama bagi mereka, yaitu: ”Semua bawahan ingin kejelasan akan segala hal terkait pekerjaannya, status kepegawaiannya, sasaran-sasaran kerja dan cara penilaian prestasi kerja, serta masa depannya.” Manajer yang baik harus selalu mampu mengkomunikasikan dengan baik semua yang terkait hal ini kepada seluruh tim kerjanya.
Memahami Manajer
Sebahagian besar bawahan tidak atau sulit memahami atasannya. Hal ini lumrah saja bagi bawahan yang belum pernah menjadi atasan. (Manajer yang baik harus paham akan hal ini !). Bawahan umumnya juga tidak mengetahui tanggung-jawab dari seorang manajer, sasaran-sasaran kerjanya, prioritas-prioritasnya, sehingga seringkali cuma menduga-duga, akhirnya di-salah-tafsirkan oleh anak buahnya. Oleh karena itu sebetulnya peran komunikasi menjadi sangat penting untuk menghindari konflik akibat salah persepsi. Selain mengkomunikasikan hal-hal yang terkait dengan bawahannya, seorang manajer juga harus mampu mengkomunikasikan hal-hal yang terkait dengan diri dan tanggung-jawabnya dalam pekerjaan.
Komunikasi Efektif Seorang Manajer
- Walaupun sekarang sudah jaman digital, tetapi komunikasi pribadi secara fisik, tetaplah sebuah cara yang paling baik. Kalau berbicara, terutama hal-hal yang penting, usahakanlah untuk selalu bertemu secara tatap-muka (in-person)
- Usahakan untuk setiap hari menyapa anak buah, agar semakin terbangun kedekatan rasa (proximity). Kalau kebetulan anak buahnya sedang bekerja di proyek, gunakan telpon untuk sekedar menyanyakan apa kabarnya, bagaimana progress di lapangan.
- Kalau memberi instruksi, berikanlah secara jelas. Jangan menganggap anak buah mengerti maksud kita, apalagi dengan kalimat yang mengambang. Misal: ”Anda harus mengerjakan ini dengan rapih, ya?" Rapih itu yang bagaimana sih? Sebaiknya katakan: ”Kamu harus menggunting pinggiran kertasnya, lalu ditumpuk, terus dipasangi penjepit kertas agar kelihatannya rapih”. Berikan pula kesempatan yang luas untuk bawahan anda bertanya. Jangan membangun suasana ”angker” yang membuat anak buah tak berani bertanya atau segan menyampaikan pendapatnya.
- Dengarkan pula pendapat atau pikiran / gagasan /saran yang diajukan oleh bawahan Anda. Karena merekalah pelaksana tugas sehari-hari. Seringkali masalah / hal yang disampaikan adalah hal baru yang belum terpikirkan oleh kita atau bahkan hal-hal yang dulu sewaktu kita masih jadi bawahan, belum pernah menemukan hal semacam itu.
- Gunakan pilihan kata yang maknanya adalah bersama. Misal, jangan sering memakai kata ”saya” dan ”anda”, lebih baik gunakan kata ”kita” atau ”saya dan anda bersama-sama”.
- Memang manajemen sering menilai karyawan dari ”hasil kerja” saja, tetapi sebagai Manajer yang dapat menilai langsung anak buah di lapangan, maka Manajer juga harus mengkomunikasikan kepada kepala bagian HRD, bagaimana sikap kerja dan usaha / kerja-keras bawahan dalam bekerja untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan. Prinsipnya, soal sikap kerja dan upaya, 100% tergantung manusianya. Sedangkan tentang hasil kerja, faktor Tuhan-lah yang paling menentukan.
- Kalau menegur kesalahan atau keteledoran anak-buah lakukanlah dan berbicaralah dalam ruang tertutup (agar si bawahan tidak merasa dipermalukan, yang bisa berakibat memadamkan semangat kerjanya). Tetapi kalau ingin menghargai dan memujinya lakukanlah dihadapan teman-teman kerja lainnya (agar semua termotivasi ingin mencapai prestasi yang sama).
- Bawaan diri seorang Manajer haruslah bukan sebagai boss, tetapi lebih kepada sebagai seorang pembimbing. Dalam pikiran seorang manajer: ”Saya harus mampu mengajarkan / membimbingnya supaya anak buahku bisa menjadi seperti saya, spy ia bisa menggantikan kedudukan saya kelak, sehingga saya bisa segera meninggalkan posisi sekarang ini untuk naik ke jenjang posisi yang lebih tinggi lagi”. Prinsip ini harus dikomunikasikan kepada anak-buah sehingga mereka juga akan bersemangat.
- Kalau sedang menggunakan kalimat yang isinya ”memuji / menghargai”, jangan disambung dengan kata: "Tapi.... atau Walau bagaimanapun...”. Misal: ” Sebenarnya anda kerjanya sudah bagus. Tapiii.. sikap kamu dalam melayani konsumen kurang ramah……. “. Dengan kalimat seperti ini terkesan oleh si anak-buah bahwa selaku manajer, kita tidak bisa menghargai dan maunya menuntut terus. Hal begini justru akan menghilangkan semangat kerjanya. Jadi, cobalah memakai kalimat yang positif. Misal: ”Hasil pekerjaan anda belakangan ini sudah bagus.. teruskan yaa kayak begini, dan selanjutnya nanti saya akan tunjukin kepada anda bagaimana cara bersikap yang lebih ramah kepada konsumen”.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar